Montes del Plata
Solución eficiente e innovadora para gestionar el arribo de camiones de madera de terceros al Complejo Industrial.
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Sobre MONTES DEL PLATA
Montes del Plata es una empresa forestal-industrial dedicada a la producción de pulpa de celulosa de Eucalyptus. Fue fundada en 2009 por Arauco (Chile) y Stora Enso (Suecia-Finlandia), dos compañías líderes en el sector forestal a nivel mundial.
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Contexto
Montes del Plata recibe en el entorno de 20 camiones diarios de madera de terceros. Para gestionar su llegada se asociaba el límite diario de unidades a descargar por empresa en el sistema de gestión forestal de Montes del Plata. Una vez que los conductores arribaban al Complejo Industrial, interactuaban con un tótem para registrar su viaje y dirigirse luego a la balanza si habían cupos disponibles.
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Objetivos del Proyecto
El objetivo principal del proyecto era coordinar la llegada y descarga de camiones de madera de terceros en el Complejo Industrial, para acortar tiempos de espera de los conductores y favorecer una mejor planificación del abastecimiento a nivel logístico.
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Enfocándose en los desafíos
Antes de la implementación del nuevo sistema, enfrentaban varios desafíos:
Falta de previsibilidad en los arribos:
No existía una agenda con horarios asignados, lo que hacía más difícil la planificación de la descarga de acuerdo a los atributos de la madera. Además, el conductor no tenía por anticipado una reserva, por lo que desconocía el tiempo estimado que debería aguardar en la playa de espera.
Tiempos de espera prolongados:
Si un conductor arribaba y los cupos diarios se habían alcanzado, se podían generar retrasos en el ingreso.
Soporte técnico:
El sistema anterior requería considerable soporte de parte de operaciones y TI, al ser una solución muy customizada para ese propósito.
Fallas de hardware:
El escáner de remitos presentaba problemas de manera recurrente.
Gran cantidad de usuarios:
La solución debía ser intuitiva y fácil de adoptar, para que la capacitación de los conductores fuese lo más
amena posible.
Falta de anticipación ante problemas documentales:
Los conductores detectaban que había alguna irregularidad con su documento o el del camión una vez
que habían llegado e interactuado con el tótem. Ante un problema, no era posible resolverlo antes de la
llegada, lo que también podía alargar la espera.
Data & Analytics Leader
Victoria Fernández
"Hasta que el conductor de madera de terceros no llegaba al Complejo Industrial, no tenía certeza de contar con un cupo para ese día. Además, al no tener limitantes de cupos por hora, no era posible distribuir las llegadas, lo que complejizaba la operación."
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Solución
Para superar estos desafíos, se desarrolló e implementó un sistema degestión de agendas para la playa de arribos a través de WhatsApp, un canal familiar y de fácil adopción que incluye:
Agenda de llegadas:
Control de documentación:
Registro Automatizado de arribo:
Data & Analytics Leader
Victoria Fernández
“Ahora dar soporte a los conductores es más intuitivo que antes, ya que podemos simular los mismos pasos a través del bot. Además evitamos fallas asociadas al escáner del remito, actualmente esa foto la envían por WhatsApp y la almacenamos automáticamente en un sitio compartido, de acuerdo a la fecha de llegada".
Para superar estos desafíos, se desarrolló e implementó un sistema degestión de agendas para la playa de arribos a través de WhatsApp, un canal familiar y de fácil adopción que incluye:
Agenda de llegadas:
Control de documentación:
Registro Automatizado de arribo:
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¿Cómo funciona?
Reserva de cupo por WhatsApp
Notificar arribo al Complejo Industrial
Data & Analytics Leader
Victoria Fernández
¿Qué tan rápido se adaptaron los choferes al uso de la herramienta? “Fue mejor de lo que esperábamos. Se coordinó tanto con las empresas proveedoras como con operaciones de madera, para darles soporte ante cualquier consulta. El camino fue muy guiado, a través de videos con ejemplos. Además, todos los pasos del bot fueron diseñados para ser fáciles de interpretar, y ante cualquier error el mensaje es bien específico, para que sea posible solucionar lo antes posible.”
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Resultados
La implementación del nuevo sistema resultó en una serie de mejoras significativas:
Reducción de tiempos de espera:
Los tiempos de espera se redujeron, ya que los conductores reservan de acuerdo a la hora que estiman llegar, y en caso de atrasos pueden modificar su reserva.
Mayor organización:
Se logró ordenar y hacer más predecible el flujo de camiones de madera de terceros.
Mejor experiencia de los usuarios:
Agendar su llegada anticipadamente mejoró la experiencia de los choferes, evitando esperas y optimizando su tiempo.
Previsibilidad de maderas:
Permite un mejor control y previsión para la gestión eficiente del mix de madera recibido en el Complejo Industrial.
Data & Analytics Leader
Victoria Fernández
Para los proveedores de madera de terceros fue una gran ayuda porque les dio mayor visibilidad de los horarios de descarga. Ahora saben si sus camiones ya reservaron y a qué hora van a llegar. Se confeccionaron reportes de Power BI a medida, que los ayudan en el día a día para hacer seguimiento a las reservas.”
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¿Qué más valoran de trabajar con Simpletech?
Data & Analytics Leader
Victoria Fernández
"Valoramos la rapidez con la que implementamos las reglas del bot de WhatsApp y con la que íbamos haciendo los cambios requeridos. También destacamos la capacitación en el uso de la herramienta, permitiendo que nosotros mismos hagamos ediciones.”
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Conclusión
Este caso demuestra cómo es posible el uso de WhatsApp para implementar un sistema de agenda, que ayude a mejorar la eficiencia operativa, reducir los tiempos de espera y mejorar la experiencia de los usuarios.
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